TIPS: Cómo escribir emails o cartas formales

Escribir correos o emails formales suele ser una de las actividades claves que se requieren en muchos exámenes de nivel o a lo largo de la secundaria o el bachillerato, principalmente porque este tipo de comunicación escrita es extremadamente útil cuando necesitamos solicitar información de una institución o contactar a una autoridad. Debido a su utilidad, es clave tener en cuenta ciertos aspectos a la hora de escribir un email o carta formal:

  1. Be formal: Parece obvio decirlo, ya que se trata de un email formal. Sin embargo, debes tener en cuenta que todo escrito de este tipo debe contar con una serie de elementos que son esenciales (saludo introductorio, presentación y objetivo del mensaje, despedida, etc.). Es por ello que resulta necesario utilizar expresiones del tipo ‘Dear Sir or Madam‘, ‘I look forward to hearing from you‘, ‘kind regards‘, etc. Recuérdalas para que así te sea más sencillo y natural emplearlas cuando necesites escribir un email formal.

  2. Learn a go-to structure: Tener un tipo de estructura preestablecida puede ayudarte a ahorrar tiempo en exámenes, ya que tendrás parte de la organización del escrito automatizada. Por ejemplo, inicia tu escrito con un saludo y una introducción en la que te presentas y dices qué propósito tiene tu carta. Emplea uno o dos párrafos para desarrollar la razón por la que escribes (por ejemplo, solicitar información sobre un curso), y luego cierra la carta con una despedida en la que agradeces la atención y quedas a disposición de tu interlocutor, además de un saludo final.

  3. Keep it simple: Si bien debes emplear un tono formal al escribir un correo de este tipo, no trates de hacer que tu escrito sea más complicado de lo que debería. La simpleza es un elemento clave a la hora de transmitir información, por lo que debes tener claro qué deseas expresar para evitar que tu escrito sea demasiado complicado y el mensaje no sea tan claro como podría serlo. Ten en cuenta que el objetivo de toda comunicación es lograr que tu interlocutor entienda qué es lo que deseas transmitir.

  4. Keep things in order: Ser ordenado es clave y complementa la necesidad de ser claro en tu mensaje y tener una estructura. Un elemento clave para lograr que tu carta ordenada son los conectores o linking words. Trata de aunar tu mensaje con los conectores correctos, empleando técnicas como unificar argumentos a favor (moreover, furthermore, etc.) y contraponiéndolos a los argumentos en contra (However, although, nonetheless, etc.), ordenando los párrafos a lo largo del email (first of all, finally, etc.).

Estos son cuatro consejos o tips que pueden ayudarte a escribir un mejor email formal, teniendo en cuenta que, en la vida cotidiana, puede que ciertas cosas varíen. Por ejemplo, a la hora de contactar a empresas o dentro de la comunicación profesional me he dado cuenta de que no es tan habitual guardar todas las formalidades que se requiere para el inglés académico, y que muchas veces al recibir respuestas o ser contactado los encabezados son simplemente un ‘Hello Juan‘. Además, muchas veces se omite el último párrafo y se concluye con un simple ‘Regards‘ en lugar de una conclusión más extensa. Sin embargo, creo que para el inglés académico y como conocimiento personal siempre es necesario saber cómo escribir y qué tener en cuenta para sonar formal, en caso de que la ocasión lo requiera.

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Bienvenidos a Tu Clase de Inglés

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Bienvenidos a Tu Clase de Inglés, un proyecto personal con el que pretendo acercar el conocimiento de la lengua inglesa para hablantes de español. El contenido de la página estará centrado en un blog con entradas sobre diferentes aspectos del inglés, desde la gramática pasando por la escritura y la pronunciación. Esta página web será mi punto de conexión con mis alumnos, que tienen en mi blog un ejemplo de mi metodología, conocimiento y perspectivas que fundamentan mis clases.

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